Sistem Buku Besar Umum, Pelaporan Keuangan, dan Pelaporan Manajemen

Sistem Buku Besar Umum, Pelaporan Keuangan, dan Pelaporan Manajemen

A.   Skema pengodean data

Semua aplikasi sia menggunakan kode untuk mewakili berbagai aspek dari aktivitas ekonomi,sangat penting untuk bagian GLS dari sistem GLS/FRS yang merupakan titik dimana semua susistem SIA berkumpul bersama

Sistem tanpa kode ,Perusahaan memproses volume besar transaksi dan akun yang memiliki atribut mirip dengan perusahaan lain dalam kelas yang sama

Sistem dengan kode,Kode kode mewakili setiap item dalam akun persediaan dan pemasok.

B.   Sistem Buku Besar Umum

Sistem buku besar umum (general ledger system-GLS) merupakan suatu pusat yang terhubung ke sistem lainnya dalam perusahaan melalui arus informasi.

1)        Voucher Jurnal

Sumber input bagi buk besar umum,yang digunakan untuk mewakili rangkman transaksi yang serupa atau satu transaksi yang unik, mengidentifikasi jumah keuangan dan akun buku besar umum yang di pengaruhi. Karena voucher jurnal harus di setuji oleh manajer yang bertanggungjawab,maka voucher jurnal menyediakan pengendalian yang efekif terhadap jurnal buku besar umum yang tidak di otorisasi

2)        Basis Data GLS

Terdiri atas berbagai file transaksi,file manajer,file referensi,dan file arsip,dengan contoh diantaranya yaitu file master buku besar umum yang merupakan file utama dalam basis data GLS, file sejarah buku besar umum untuk mewakili laporan keuangan komparatif dengan basis historis, file sejarah voucher jurnal berisi voucher jurnal untuk periode masa lalu, file pusat pertanggungjawaban berisi data pendapatan,pengeluaran dan penggunaan sumber daya lainnya, file master anggaran berisi jumlah anggaran untuk pendapan,biaya, dan sumber daya lainnya untuk pusat pertanggungjawaban.

3)        Prosedur GLS

Proses pembaruan GLS sederhana secara konseptual, voucher jurnal mengalir dari sistem pemrosesan transaksi dan sumber lainnya ke departemen buku besar umum.

C.   XBRL-PELAPORAN KEUANGAN YANG DIREKAYASA ULANG

(eXtensible Business Reporting Language), adalah spesifikasi standar internet yang disain untuk pelaporan bisnis dan perubahan informasi. Tujuan dari XBRL adalah untuk menfasilitasi publikasi, perubahan dan memproses informasi keuangan dan bisnis. XBRLberasal dari standar internet yang lain yang disebut XML (aXtensible Markup Language).

1.      XML

XML adalah sebuah metalanguage yang menjelaskan Bahasa Penandaan. Masa ekstensible artinya bahwa peningkatan bahasa dapat dibuat dengan menggunakan XML. ini menunjukkan peningkatan bahasa  memampukan data storing dalam bentuk  hubungan berbagai daftar ( atau perintah men-format) telah dipetakan untuk berbagai nilai data. Selain itu, XML dapat digunakan untuk model struktud data dari basis data internal organisasi.

2.      XBRL

XBRL adalah sebuah bahasa yang berbasis XML yang menstandarisasikan metode untuk memnyiapkan, mempubikasikan, dan menukar  informasi keuangan contohnya laporan keuangan. XBRL taxonomies adalah skema pengklasifikasian.  Berbagai kebutuhan pemetaan data menjadi terselesaikan dalam sekali saja, tetapi menyimpan berbagai daftar yaitu digunakan kapanpun data diletakkan dalam format XBRL untuk dissemanasi di berbagai sisi luar. Ini memungkinkan berbagai entitas bisnis menyediakan pengeluaran informasi keuangan  sesering mungkin,  dan secara segera untuk berbagai bagian yang berkepentingan.  Selain itu, berbagai perusahaan yang meggunakan teknologi basisdata XBRL asli secara internal seperti menyimpan platform informasi pertama mereka dapat lebih lanjur mempercepat proses pelaporan. Para pengguna dari data keuangan yang serupa (seperti, investor  dan analis) dapat secara siap import dokumen XBRL kedalam basis data internal dan analisis berbagai pengaturan untuk menfasilitasi pengambilan keputusan mereka secara lebih baik

D.   Sistem Pelaporan Keuangan

Tanggung jawab untuk memberikan informasi ke pihak eksternal diterapkan oleh standar hukum dan professional,agar dapat dikatakan bahwa para penguna informasi luar tertarik dengan kinerja perusahaan secara keseluruhan,mereka memerlukan informasi yang memungkinkan untum mengamati tren kinerja selama beberapa waktu dan melakukan perbandingan diantara perusahaan yang berbeda, informasi pelaporan keuangan harus disiapkan dan disajikan oleh semua perusahaan dengan cara yang diterima secara umum da dipahami ole pengguna eksteral.

1.      Pengguna yang canggih dengan kebutuhan informasi yang homogen

Karena komunitas pengguna eksternal sangat besar dan kebutuhan informasinya bervariasi, laporan keuangan diarahkan ke pembaca umum. Laporan keuangan disiapkan dengan pemikiran bahwa pembacanya terdiri atas pengguna yang canggih (sophisticated users) dengan kebutuhan informasi yang relative homogen.

2.      Aktivitas FRS

Sumber-sumber input untuk FRS terdiri atas file master buku besar umum saat ini,file ejarah buku besar umum,dan input langsung dari kelompok pelaporan keuangan , termasuk neraca, laporan laba rugi, dan laporan aruskas. FRS juga menghasilkan laporan analisis keuangan, laporan keuangan komparatif, engembalian pajak, dan laporan khusus untuk badan penetap undang-undang (komisi perdagangan dan sekuritas).

3.      Proses akuntansi keuangan

Proses akuntansi keuangan (financial accounting process) dimulai dari status bersih di awal tahun fiscal yang baru. Hanya akun-akun (permanen) neraca yang merupakan kelanjutan dari tahun sebelumnya. Dari titik ini, prosesnya dilanjutkan dengan langkah-langkah berikut:

·      Mencatat transaksi, dicatat dalam dokumen yang sesuai

·      Mencatat di jurnal khusus , kelas transaksi yang muncul secara teratur dicatat dalam jurnal khusus.

·      Membukukan ke buku besar pembantu

·      Membukukan ke buku besar umum

·      Menyiapkan neraca percobaan yang belum di sesuaikan

·      Membuat jurnal penyesaian

·      Menjurnal dan membukukan ayat jurnal penyesuaian

·      Menyiapkan laporan keuangan

·      Menjurnal dan membukukan ayat jurnal penutup

·      Menyiapkan neraca percobaan pascapenutupan

Proses akunatansi keuangan yang diusebutkan diatas memiliki tiga tahap yang berbeda, yang masing-masing melibatkan elemen-elemen dari satu atau lebih subsistem informasi:

Tahap 1 = prosedur harian

Tahap 2 = prosedur akhir periode

Tahap 3 = prosedur pelaporan keuangan

4.      Mengendalikan GL/FRS

Aktivitas-aktivitas GL/FRS secara ekslusif merupakan pekerjaan akuntansi. Tidak seperti pemrosesan transaksi, yang juga melibatkan arus sumber daya fisik, kekhawatiran pengendalian terhadap GL/FRS berkenaan dengan akurasi dan reliabilitas informasi akuntansi. Eksposour potensial dalam system ini terdiri atas :

·      Jejak audit yang tak sempurna

·      Akses yang tidak diotorisasi ke buku besar umum

·      Akun buku besar umum yang tidak seimbang dengan akun buku besar pembantu

·      Saldo akun buku besar umum yang salah karena voucher jurnal yang salah atau tidak diotorisasi. Jika tidak dikendalikan, eksposour-eksposour ini dapat menyebabkan laporan keuangan dan laporan-laporan lainnya salah dalam pernyataannya sehingga dapat menyesatkan para pengguna. Konsekuensi potensialnya adalah tuntutan hokum, kerugian yang signifikan bagi perusahaan, dan sanksi dari pihak yang berwenang.

 

5.      Isu Pengendalian GL/FRS

Studi kita tentang pengendalian GL/FRS akan mengkuti kerangka yang ditetapkan dalam SAS 78

a)      Otorisasi transaksi

Penting bagi integritas catatan akunansi bahwa voucher jurnal diotorisasi dengan benar oleh manajer yang bertangung jawab di departemen sumber.

b)      Pemisahan Tugas

Petugas adminisrasi buku besar umum tidak boleh: memiliki tanggng jawab untuk melakukan pembukuan untuk jurnal khusus atau buku besar pemantu, menyiapkan voucher jurnal, bertanggunjawab dalam mengawasi aktiva fisik

c)      Pengendalian akses

Pengendalian akses memiliki dua elemen yaitu akses langsung dan akses tidak langsung

d)     Catatan akuntansi

Basis data buku besar umum merupakan salah satu komponen pentng dari sistem catatan akuntansi yang harus di pertankan oleh perusahaan

e)      Verifikasi Independen

Fungsi buku besar umum digambarkan sebaai suatu langkah verifkasi independen di dalam SIA.

E.   GL/FRS Berbasis Komputer

Perusahaan menggunakan buku besar umum hanya untuk pelaporan keuangan akan menemukan bahwa system batch, yang menggunakan file yang berurutan, memenuhi kebutuhannya dan menyediakan tingkat keamanan yang tinggi. System ini dioperasikan secara sederhana, dan pengendalian akses buku besar umum digunakan untuk mendukung tugas yang lebih luas dalam organisasi, system yang menggunakan pemrosesan real-time dan file akses langsung mungkin diperlukan. Pada bagian ini akan dibahas suatuGL/FRS otomasi tradisional dan pendekatan rekayasa ulang yang menggunakan GL/FRS berbasis computer.

a.       GL/FRS Warisan yang menggunakan Pemrosesan Batch dan File Datar

Kekuatan : terletak pada pengendalian ,voucher jurnal dari departemen opersi dapat disetuju,divalidasi, dan di seimangkan sebelm dimasukan ke buku besar umum, juga terletak pada pelaporan, sistem ini dapat mendukung pihak manajemen dengan laporan umpan balik rangkuman terbatas tentang aktivitas transaksi.

Sedangkan kelemahannya diantaranya tidak efisien,pendekatan file berurutan merupakan penggunaan teknologi secara konservatif yang menggunakan komputer sebagai alat akuntansi,sistem ini tidak berguna dalam meningkakan efisiensi kegiatan operasi atau memfasilitasi pengurangan tenaga kerja. Juga rekonsiliasi yang tidak sering dilakukan, membatsi pihak manajemen pada pemeriksaan akhir periode untuk keseluruhan operasi.

b.      Rekayasa Ulang Gl/ FRs Menggunakan File akses langsung

Pendekatan ini sangat memfasilitasi identifikasi kesalahan dengan tepat waktu ketika batch transaksi tidak seimbang nilainya. Penggunaan file akses langsung memberikan manfaat tambahan bagi pelaporan manajemen. Para manajer internal memerlukan informasi yang lebih sering dan tepat waktu daripada pengguna eksternal daro laporan keuangan tradisional. Karena sebagian informasi ini datang dari proses data buku besar umum, pengguna pendekatan akses lansung memfasilitasi akses manajemen ke data-data penting. Masalah pengendalian yang perlu diperhatikan, yaitu:

·      Pemisahan tugas, menghilangkan pemisahan fundamental antara otorisasi dan pemrosesan transaksi

·      Catatan akuntansi dan pengadilan akses, catatan buku besar umum disimpan dalam disket magnetis yang dapat langsung diakses oleh sistem pengguna akhir.

F.    SISTEM PELAPORAN MANAJEMEN

System pelaporan yang mengarah perhatian manajemen ke masalah-masalah dengan tepat waktu juga mempromosikan efektivitas manajemen sehingga mendukung tujuan bisnis organisasi. Dalam pengendaliaan MRS manajemen dituntut untuk menyediakan sarana formal untuk memantau fungsi pengendalian internal. Hal ini dapat dicapai melalui pemisahan prosedur audit atau dengan aktivitas pengawasan yang berkelanjutan.

Teknik untuk mencapai pengawasan berkelanjutan adalah penggunaan laporan manajemen secara bijaksana.Laporan tepat waktu memungkinkan para manager fungsional  seperti penjualan, pembelian produksi , dan pengeluaran kas untuk mengawasi dan mengendalikan operasi mereka. Ini akan memberikan bukti  mengenai berfungsinya atau tidak berfungsinya pengendalian internal.

G.  Faktor Yang Mempengaruhi MRS

Merancang system pelaporan yang efektif memerlukan pemahaman akan apa yang dilakukan oleh para manajer dan jenis-jenis masalah yang dihadapinya. Factor-faktor yang mempengaruhi kebutuhan informasi manajemen, antara lain:

·      Proses Pengambilan Keputusan

·      Prinsip- prinsip Mnajemen

·      Fungsi, tingkat, dan Jenis Keputusan Manajemen

·      Struktur Masalah

·      Jenis-jenis Laporan Manajemen

·      Akuntansi Pertanggungjawaban

·      Pertimbangan  Perilaku

1.      Proses Pengambilan Keputusan

Pengambilan keputusan rasional bukan merupakan tindakan yang spontan. Tindakan tersebut terdiri atas serangkaian langkah-langkah sistematis yang dilakukan pengambilan keputusan. Langkah- langkah dalam proses pengambilan keputusan (Decesion-making process):

a.       Mengidentifikasi masalah

Pengambilan keputusan biasanya tidak bisa memecahkan suatu masalah sebelum mengidentifikasinya dengan baik,oleh karena itu proses ini sangat penting.

b.      Mengevaluasi  solusi alternatif

Setelah mengidentifikasi masalah, pengambil keputusan menghadapi tindakan alternatif, menghadapi pilihan untuk melakukan tindakan atau tidak melakukan tindakan.

c.       Mengimplementasikan solusi yang terbaik

tahap ini melibatkan sejumlah besar perencanaan yang terperinci.

d.      Melakukan peninjauan pasca Implementasi

hal ini paling baik dilakukan setelah periode pembiasaan dengan sisem baru sudah dilalui.

2.      Prinsip – prinsip Manajemen

Prinsip-prinsip manajemen memberikan wawasan pada kebutuhan informasi manajemen. Prinsip yang langsung memengaruhi MRS adalah:

·      Formalisasi Pekerjaan

Menyatakan bahwa pihak manajemen harus menstruktur perusahaan di sekitar pekerjaan yang dilakukanya,bukannya di sekitar individu dengan keahlian yang unik.

·      Tanggung Jawab dan Wewenang

Merujuk pada kewajiban individu untuk mencapai hasil yang di inginkan.

·      Jangkauan pengendalian

Merujuk pada jumlah bawahan yang langsung di bawah pengendaliannya.

·      Manajemen dan Pengecualian

Menunjukan bahwa para manajer harus membatasi perhatian mereka pada wilayah yang berpotensi bermasalah daripada terlibat dalam setiap aktivitas atau kepuusan.

 

3.      Fungsi, Tingkat, dan Jenis Keputusan Manajemen

Fungsi perencanaan berkaitan dengan pengambilan keputusan tentang aktivitas akan datang dari suatu perusahaan. Fungsi pengendalian memastikan bahwa aktivitas suatu perusahaan sesuai dengan rencana. Keputusan perencanaan dan pengendalian sering diklasifikasikan dalam empat kategori,yaitu :

a.       Keputusan perencanaan strategis

b.      Keputusan perencanaan taktis

Dibuat oleh manajemen tengah,jangka waktu keputusan lebih pendek,lebih spesifik, berulang, hasilnya lebih pasti dan kurang berpengaruh pada perusahaan dibandingkan keputusan strategis.

c.       Keputusan pengendalian manajemen

Memotivasi manajer di semua wilayah fungsional untuk menggunakan sumber daya, termasuk bahan baku,personel,dan aktiva keuangan, seproduktif mungkin.

d.      Keputusan pengendalian operasional

Memastikan bahwa perusahaan beroperasi sesuai dengan kriteria yang telah di tetapkan sebelumnya.

4.      Strktur Masalah

Mencerminkan seberapa baik pengambil kepuusan memahami masalah tersebut, struktur masalah memilki tuga elemen yaitu :

1)      Data = nilai yang digunakan untuk mewakili faktor yang relevan dengan masalah terseut

2)      Prosedur = urutan langkah/peraturan keputusan yang dignakan untuk memecahkan masalah

3)      Tujuan =  hasil yang ingin di capai oleh pengambil keputusan dengan memecahkan masalah tersebut.

5.      Jenis Laporan Manajemen

Laporan merupakam sarana formal untuk membawa informasi kepada para manajer. Istilah laporan cenderung berarti pesan tertulis yang disajikan di kertas. Pada kenyataannya, laporan manajemen (management report) dapat berbentuk fisik sesuai dengan yang diinginkan atau dibutuhkan oleh penggunanya.

Ø  Tujuan Laporan

informasi mengarahka pengguna pada suatu tindakan. Oleh karena itu agar berguna, laporan harus memiliki kandungan informasi. Nilainya adalah dampaknya terhadap pengguna. Hal ini dapat ditunjukkan dalam dua tujuan pelaporan umum, yaitu:

Mengurangi tingkat ketidakpastian yang berkaitan dengan sesuatu masalah yang dihadapi pengambilan keputusan dan Memengaruhi perilaku pengambilan keputusan dengan cara yang positif

Ø  Pelaporan Terprogram

Memberikan informasi untuk memecahkan masalah yang telah diantisipasi pengguna

Ø  Aribut Laporan

Atribut laporan diantaranya yaitu Relevan,ringkas, berorientasi pengecualian, akurat, lengkap, tepat waktu dan singkat.

Ø  Pelaporan Khusus

Manajer tidak selalu dapat mengantisipasi kebutuhan informasi. Hal ini terjadi terutama bagi manajemen tingkat atas dan menengah. Dalam dunia bisnis yang dinamis, masalah-masalah yang muncul memerlukan informasi baru dan sering kali tidak cukup waktu untuk menulis program computer tradisional untuk memastikan informasi yang diperlukan. Namun demikian, kemajuan teknologi basis data membuat kebutuhan langsung dan kapalitas untuk menghasilkan laporan tersedia secara luas bagi para pengguna. Sehingga, manajer dengan latar belakang komputr yang terbatas dapat dengan cepat menghasilkan laporan khusus dari terminal atau computer mikro, tanpa bantuan tenaga professional pemrosesan data

6.      Akuntansi Pertanggungjawaban

Sebagian besar pelaporan manajemen melibatkan akuntansi pertanggung jawaban. Konsep ini menyatakan  bahwa setiap peristiwa ekonomi yang mempengaruhi perusahaan adalah tanggung jawab manajer, dan dapat dilacak ke masing-masing manajer. Arus informasi dalam system pertanggungjawaban mengalir k atas dan ke bawah melalui saluran informasi, hal ini mewakili dua tahap akuntansi pertanggungjawaban:

·         Menciptakan serangkaian tujuan kinerja keuangan (anggaran) yang berkaitan dengan tanggung jawab manajer

·         Melaporkan dan mengukur kinerja actual ketika dibandingkan dengan tujuan-tujuan tersebut

a.       Penetapan tujuan keuangan : proses anggaran

Membantu pihak manajemen mencapai tujuan keuangannya dengan membentuk tujuan yang dapat diukur untuk setiap segmen perusahaan

b.      Pengukuran dan pelaporan kinerja

Dilakukan di setiap segmen operasional dalam perusahaan

c.       Pusat pertangungjawaban

Untuk mencapai akuntabilitas,akivtas bisnis secara teratur mengorganisasikan kegiatan operasi ke dalam unit yang disebut pusat pertanggungjawaban.

7.      Pertimbangan perilaku

a.       Keserasian Tujuan

Telah dibahas sebelumnya tentang prinsip-prinsip manajemen, yaitu wewenang, tanggungjawab, dan formalisasi pekerjaan. Jika diterapkan dengan benar dalam perusahaan, prinsip-prinsip ini meningkatkan keserasian tujuan. Manajer tingkat klebih rendah yang berusaha mencapai tujuannya berkontribusi secara positif terhadap tujuan atasannya.

b.      Informasi yang Berlebihan

Informasi yang berlebihan muncul ketika seorang manajer menerima informasi berlebih dari yang dapat dicernanya. Hal ini dapat terjadi ketika seorang perancang sistem pelaporan tidak mempretimbangkan tingkat organisasional dan jangkauan pengendalian manajer dengan tepat. Informasi yang berlebihan akan membuat manajer mengabaikan informasi formalnya dan bergantung pada petunjuk-petunjuk informal dalam membuat keputusan.

c.       Ukuran Kinerja yang Tidak Tepat

Salah satu tujuan laporan adalah untuk menstimulun perilaku yang konsisten dengan tujuan perusahaan. Ketika ukuran kinerja yang tidak tepat digunakan, laporan itu akan berpengaruh sebaliknya.

sumber 

buku Accounting Information System - James A Hall